Maximiza la Seguridad de tus Archivos Confidenciales: La Solución en la Nube para Empresas

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la protección de la información confidencial es de vital importancia. Imagina las graves consecuencias que podría enfrentar tu empresa si tus documentos críticos se perdieran, fueran robados, extraviados o eliminados de manera accidental.

En la actualidad, las Empresas enfrentan desafíos significativos al manejar información confidencial.

La pérdida, el robo, el extravío o la eliminación de esta información pueden tener consecuencias graves.

Aquí presentamos una lista de los 10 peligros más relevantes que enfrentan estas empresas en México, respaldados por estadísticas locales, y por qué la adopción de un sistema de gestión documental basado en la nube es una solución esencial.

Pero antes… ¿Cuáles son los Riesgos Internos y Externos de Información

Las organizaciones suelen poseer una amplia gama de información que puede ser de interés para piratas informáticos externos o malhechores internos, que incluyen:

• Información del cliente, incluida Identificaciones y datos personales e información financiera, como números de tarjetas de crédito. O documentos empresariales.
• Información sobre las finanzas de la organización, incluidos detalles sobre posibles ventas o fusiones
• Información de Salud Protegida perteneciente a clientes o empleados
• La propiedad intelectual, los secretos comerciales o la información de propiedad de la organización.
• Información sobre litigios pendientes o probables, reclamaciones legales o consultas regulatorias.

 

La seguridad de estos datos puede verse comprometida de varias maneras.

Las filtraciones de datos externos son las más conocidas y fáciles de prevenir.

Ocurren cuando un individuo no autorizado se infiltra en una fuente de datos y extrae información valiosa, confidencial o de propiedad exclusiva. Estas infracciones pueden ser perpetradas por ciberdelincuentes individuales, grupos de piratas informáticos o incluso gobiernos extranjeros. Pueden ocurrir a través del acceso físico a un dispositivo móvil, computadora o red o acceso remoto a través de una conexión de red inadecuadamente segura.

Los ataques de ransomware, el malware y los intentos de phishing se encuentran dentro de la categoría de amenazas externas activas.

Un tipo de amenaza que es común pero más difícil de detectar son las amenazas internas.

La información puede verse comprometida por personas internas: empleados, contratistas o proveedores a los que se les ha otorgado cierto acceso a los datos de la organización, pero cuyos intereses no están alineados con los de la empresa. Esos ataques internos con frecuencia evaden la detección, ya que los internos vienen con credenciales válidas y, a menudo, se espera o incluso se requiere que accedan a datos confidenciales durante su trabajo

Los 10 peligros más relevantes que enfrentan estas empresas:

Pérdida de Documentos Físicos

Riesgo: Los documentos físicos pueden deteriorarse debido a desastres naturales o accidentes, resultando en la pérdida de datos cruciales.

Estadística: Según la Asociación Mexicana de Seguros, los siniestros por daños a documentos importantes representan un 12% de todas las reclamaciones de seguros en el país.

Robo de Documentos

Riesgo: Los documentos físicos son susceptibles al robo, tanto por parte de empleados deshonestos como de intrusos externos.

Estadística: La Comisión Nacional de Seguridad informa que en 2021 se registraron más de 19,000 robos a empresas en México.

Extravío de Documentos

Riesgo: Los documentos físicos pueden perderse debido a errores humanos o sistemas inadecuados de organización de archivos.

Estadística: Según la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE), el 6.2% de las empresas en México reportan pérdida de documentos como un problema frecuente.

Eliminación Accidental

Riesgo: La eliminación involuntaria de documentos importantes puede ocurrir con facilidad y a menudo resulta en dificultades para su recuperación.

Estadística: La Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) señala que la eliminación accidental de documentos es una de las principales quejas de consumidores en el país.

Dificultad en el Acceso a la Información

Riesgo: En entornos físicos, encontrar y acceder a documentos puede ser una tarea laboriosa, lo que ralentiza los procesos de trabajo.

Estadística: La Comisión Nacional para la Mejora Continua de la Educación informa que el 10% del tiempo de trabajo se dedica a buscar información en empresas mexicanas.

Riesgo de Copias No Autorizadas

Riesgo: Controlar la creación no autorizada de copias de documentos sensibles en formato físico puede ser un desafío.

Estadística: El Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) indica que el 37.5% de las empresas en México han experimentado incidentes relacionados con la seguridad de la información.

Costos de Almacenamiento Físico

Riesgo: Mantener documentos físicos es costoso en términos de espacio, archiveros y seguridad.

Estadística: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) señala que los costos de almacenamiento de documentos pueden llegar al 10% de los ingresos anuales de una empresa.

Vulnerabilidad a Desastres Naturales

Riesgo: México es propenso a desastres naturales como terremotos e inundaciones que pueden destruir documentos físicos de manera irreversible.

Estadística: El Centro Nacional de Prevención de Desastres (CENAPRED) reporta un aumento en la frecuencia de eventos sísmicos en el país.

Pérdida de Productividad

Riesgo: La búsqueda y gestión de documentos físicos consume tiempo valioso de los empleados, afectando la productividad.

Estadística: La Encuesta Nacional de Calidad e Impacto Gubernamental (ENCIG) revela que el 28.9% de las empresas en México consideran que la burocracia afecta su productividad.

Cumplimiento Legal

Riesgo: La falta de un sistema de gestión adecuado puede llevar a incumplimientos legales y sanciones en un entorno regulatorio en constante cambio.

Estadística: La Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) impuso multas por incumplimientos en la protección de datos a varias instituciones en México.

¿Por qué debería pensar en un sistema de Gestion de documentos en la nube?

La adopción de un sistema de gestión documental basado en la nube puede mitigar estos riesgos en el contexto mexicano.

Algunas razones clave incluyen:

• Seguridad: La nube ofrece medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación y la autenticación de dos factores, que protegen los datos de manera efectiva.
• Acceso desde Cualquier Lugar: Los colaboradores pueden acceder a los documentos desde cualquier ubicación, mejorando la colaboración y la eficiencia.
• Recuperación de Desastres: La nube permite la copia de seguridad automática y la recuperación de datos en caso de desastres, garantizando la continuidad del negocio.
• Control de Acceso: Los sistemas en la nube permiten un control preciso sobre quién puede acceder y editar documentos, reduciendo el riesgo de filtraciones.
• Cumplimiento Legal: Los sistemas de gestión documental en la nube cumplen con regulaciones legales y ofrecen registros de auditoría sólidos.
• Costo-Efectividad: Elimina los costos asociados con el almacenamiento físico y la administración de archivos, lo que ahorra dinero a largo plazo.

En resumen, la adopción de una solución de gestión documental basada en la nube no solo protege contra los riesgos mencionados, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad general de las operaciones de consultorías contables y bufetes de abogados en México. Es esencial dar el paso hacia un almacenamiento más seguro y eficiente de la información empresarial en el contexto mexicano.

Te invito a que conozcas Hyper-Cloud una solución de gestión documental en la nube que te ayuda a proteger tu información y además de cumplir con las ventajas arriba mencionadas es una solución especialmente diseñada para empresas por lo que disminuye en gran porcentaje los riesgos de seguridad de archivos.

 

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